Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Konzeption, Produktion und Postproduktion von Film-, Video- und Medieninhalten sowie damit verbundene Leistungen zwischen der HEROHIVE media – Heinrich & Roemer GbR (nachfolgend „Dienstleister“) und dem jeweiligen Besteller dieser Leistungen (nachfolgend „Auftraggeber“).

Die Angebote des Dienstleisters richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Dienstleister ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Individuelle Vereinbarungen zwischen den Parteien, insbesondere das jeweilige Angebot, haben Vorrang vor diesen AGB.

2. Angebot, Konzepte und Vertragsschluss

Angebote des Dienstleisters sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet sind; sie gelten vier Wochen ab Zugang. Die Annahme durch den Auftraggeber — auch elektronisch über ein vom Dienstleister bereitgestelltes Angebotsportal — gilt als Auftrag. Der Vertrag kommt erst mit der Auftragsbestätigung in Textform (E-Mail genügt) oder mit dem Beginn der Leistungserbringung zustande.

An Angebotsunterlagen, Konzepten, Treatments, Drehbüchern und Storyboards behält der Dienstleister sämtliche Rechte, bis diese vergütet und die Nutzungsrechte ausdrücklich eingeräumt sind. Vor Vertragsschluss vorgelegte Konzepte dürfen ohne gesonderte Vereinbarung weder genutzt noch Dritten zugänglich gemacht und insbesondere nicht durch Dritte umgesetzt werden.

3. Leistungsumfang und Produktionsbedingungen

Der konkrete Leistungsumfang (z. B. Konzeption, Drehtage, Schnitt, Animation, Farbkorrektur, Tonmischung, Anzahl der Korrekturschleifen, Liefergegenstände und -formate) ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen bedürfen einer gesonderten Vereinbarung und sind zusätzlich vergütungspflichtig.

Verringert sich der Leistungsumfang nach Vertragsschluss auf Wunsch des Auftraggebers, führt dies nicht ohne Weiteres zu einer Anpassung der Vergütung; bereits erbrachte oder fest disponierte Leistungen bleiben vergütungspflichtig.

Die künstlerische und handwerkliche Umsetzung im Rahmen des freigegebenen Konzepts obliegt dem Dienstleister. Abweichende Geschmacksvorstellungen des Auftraggebers begründen keinen Mangel, solange das freigegebene Konzept und die vereinbarten Leistungsmerkmale eingehalten sind.

Der Dienstleister ist berechtigt, zur Vertragserfüllung Subunternehmer und freie Mitarbeitende einzusetzen; er bleibt alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers. Für die von ihm gestellten Mitwirkenden — etwa Sprecher*innen, Darsteller*innen oder Statist*innen — holt er die erforderlichen Einwilligungen selbst ein.

Soweit nicht anders vereinbart, darf der Dienstleister KI-gestützte Werkzeuge einsetzen (z. B. für Bildgenerierung, Animation oder Sprachsynthese); deren Ergebnisse sind technisch bedingt nicht exakt reproduzierbar. Gesetzliche Kennzeichnungs- und Offenlegungspflichten für KI-generierte oder KI-bearbeitete Inhalte erfüllt jede Partei, soweit sie sie trifft; der Dienstleister weist bei Lieferung auf entsprechende Bestandteile des Endprodukts hin. Für die rechtliche Zulässigkeit der Veröffentlichung in seinem Verantwortungsbereich bleibt der Auftraggeber verantwortlich.

4. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber unterstützt die Produktion insbesondere durch die rechtzeitige Bereitstellung aller erforderlichen Informationen und Materialien (z. B. Logos, Texte, CI-Vorgaben), die Benennung einer entscheidungsbefugten Ansprechperson, die rechtzeitige Organisation von Drehorten, Zugängen und mitwirkenden Personen aus seinem Bereich sowie die Einholung der erforderlichen Einwilligungen der von ihm gestellten Personen. Er stellt sicher, dass er an allen bereitgestellten Materialien über die erforderlichen Rechte verfügt.

Genehmigungen für Drehorte im Verfügungsbereich des Auftraggebers — einschließlich der Zustimmung von Eigentümern, Mietern und Hausverwaltungen — beschafft der Auftraggeber. Er stellt sicher, dass diese sicher zugänglich sind und die geltenden Arbeitsschutzvorschriften eingehalten werden können. Die für die Aufnahmetechnik erforderlichen Erlaubnisse, insbesondere luftrechtliche Genehmigungen für unbemannte Fluggeräte, beschafft der Dienstleister. Wird eine Genehmigung versagt oder widerrufen, stellt dies keine Pflichtverletzung dar; die Parteien vereinbaren einen Ersatztermin oder eine gleichwertige Umsetzung.

Freigaben und Rückmeldungen erteilt der Auftraggeber innerhalb von fünf Werktagen nach Vorlage. Verzögerungen und Mehraufwände, die auf verletzte Mitwirkungspflichten zurückgehen, gehen nicht zu Lasten des Dienstleisters; vereinbarte Termine verschieben sich entsprechend, Mehraufwand wird nach dem vereinbarten oder üblichen Stundensatz berechnet. Dadurch veranlasste nachweisbare Fremd- und Stornokosten Dritter trägt der Auftraggeber.

5. Termine, Witterung und höhere Gewalt

Die im Angebot genannten Termine für Rohschnitt, Vorabfassungen und Endfassung sind Zielwerte; eine verbindliche Zusage für diese Zwischentermine bedarf der ausdrücklichen Vereinbarung in Textform. Vereinbarte Drehtermine sind für beide Seiten verbindlich.

Bei witterungsabhängigen Außenaufnahmen trägt der Auftraggeber die Mehrkosten einer wetterbedingten Verschiebung, sofern nichts anderes vereinbart ist. Eine Verschiebung kommt in Betracht, wenn die Witterung die geplanten Aufnahmen unmöglich macht oder ein Ergebnis erwarten lässt, das dem freigegebenen Konzept nicht entspricht; der Dienstleister stimmt sie rechtzeitig ab. Als Mehrkosten gelten der vereinbarte, hilfsweise übliche Tagessatz der am Ersatztermin eingesetzten Personen sowie die dadurch entstandenen nachweisbaren Fremdkosten (Storno- und Neubuchungskosten Dritter, Reise- und Übernachtungskosten). Für einen begonnenen, aber abgebrochenen Drehtag wird der Tagessatz nur einmal berechnet; Ausfallpauschalen nach Ziffer 8 fallen nicht an.

Fällt eine vorgesehene Person des Dienstleisters kurzfristig aus, etwa durch Krankheit, darf er sie durch eine gleich qualifizierte Person ersetzen. Ist gleichwertiger Ersatz nicht rechtzeitig verfügbar, wird ein Ersatztermin vereinbart; Ausfallpauschalen nach Ziffer 8 fallen dann nicht an.

Kann ein Termin aufgrund höherer Gewalt nicht stattfinden, wird zeitnah und ohne Ausfallpauschale nach Ziffer 8 ein Ersatztermin vereinbart. Höhere Gewalt sind unvorhersehbare Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs der Parteien, insbesondere Naturereignisse, behördliche Anordnungen, Epidemien, Streiks oder Unwetter, für die eine amtliche Unwetterwarnung des Deutschen Wetterdienstes ab Stufe 3 vorliegt; für sonstige witterungsbedingte Verschiebungen gilt ausschließlich Absatz 2. Die für den betroffenen Termin bereits entstandenen, nachweisbaren Fremdkosten — insbesondere Storno- und Ausfallkosten Dritter — erstattet der Auftraggeber. Dauert sie länger als drei Monate an, kann jede Partei hinsichtlich des betroffenen Leistungsteils zurücktreten; bereits erbrachte Leistungen sind nach dem vereinbarten oder üblichen Satz zu vergüten, die Erstattungspflicht für Fremdkosten bleibt bestehen.

6. Korrekturschleifen und Abnahme

Sofern im Angebot nichts anderes vereinbart ist, sind zwei Korrekturschleifen enthalten. Eine Korrekturschleife ist eine gebündelte Rückmeldung zu einer vorgelegten Fassung und deren Umsetzung; nacheinander eingehende Einzelrückmeldungen zu derselben Fassung zählen als getrennte Schleifen. Nicht als Korrekturschleife gelten Änderungen, die vom freigegebenen Konzept abweichen, zusätzliche Dreharbeiten, ein Austausch von Sprechern oder Musik sowie zusätzliche Sprach- oder Formatfassungen. Nach ausdrücklicher Freigabe einer Produktionsstufe — etwa Konzept, Drehbuch, Storyboard oder Rohschnitt — sind Änderungen dieser Stufe nur gegen gesonderte Vergütung möglich, soweit sie nicht der Beseitigung eines vom Dienstleister zu vertretenden Mangels dienen. Weitere Korrekturschleifen und solche Änderungen werden nach Aufwand vergütet; der Dienstleister legt vorher einen Kostenvoranschlag vor und beginnt erst nach Freigabe in Textform.

Nach Fertigstellung fordert der Dienstleister den Auftraggeber unter Setzung einer Frist von 14 Tagen zur Abnahme auf und weist dabei auf die Bedeutung des Fristablaufs hin. Der Auftraggeber prüft die Endfassung unverzüglich und erklärt innerhalb dieser Frist die Abnahme oder verweigert sie in Textform unter Angabe mindestens eines konkreten Mangels; wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Geschieht beides nicht, gilt das Werk mit Fristablauf als abgenommen; das Gleiche gilt, sobald der Auftraggeber das Werk veröffentlicht oder nutzt.

Im Angebot genannte Laufzeiten sind Richtwerte; maßgeblich ist die Fassung, die den freigegebenen Inhalt am besten trägt. Eine Abweichung stellt keinen Mangel dar, es sei denn, eine Laufzeit wurde ausdrücklich als verbindlich vereinbart — etwa bei vorgegebenen Werbe- oder Plattformformaten. Das Gleiche gilt für sonstige geringfügige, technisch oder gestalterisch bedingte Abweichungen.

7. Vergütung und Zahlung

Die im Angebot vereinbarte Vergütung ist ein Festpreis zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Reise-, Übernachtungs- und sonstige Nebenkosten sind darin enthalten, soweit das Angebot nichts anderes ausweist.

Sofern nichts anderes vereinbart ist, sind 30 % der Auftragssumme bei Auftragserteilung und 70 % nach Abnahme fällig, jeweils zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug. Der Dienstleister darf die Aufnahme oder Fortsetzung seiner Leistungen von der Zahlung fälliger Abschläge abhängig machen; vereinbarte Termine verschieben sich entsprechend.

Gerät der Auftraggeber in Zahlungsverzug, ist der Dienstleister berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu berechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht oder eine Aufrechnung steht dem Auftraggeber nur wegen unbestrittener oder rechtskräftig festgestellter Gegenansprüche zu.

Der Dienstleister ist zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt, insbesondere wenn der Auftraggeber mit zwei aufeinanderfolgenden Zahlungen trotz Nachfristsetzung in Verzug ist oder über sein Vermögen ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wird. Bereits erbrachte Leistungen sind zu vergüten.

8. Verschiebung und Stornierung

Verschiebt oder storniert der Auftraggeber einen verbindlich vereinbarten Termin — bei Projekten mit Dreh den ersten Drehtag, sonst den vereinbarten Produktionsbeginn —, fallen, sofern nichts anderes vereinbart ist, folgende Ausfallpauschalen an, bezogen auf das für den betroffenen Leistungsteil vereinbarte Nettohonorar:

• mehr als 8 Wochen vor dem Termin: kostenfrei,
• 8 Wochen bis mehr als 4 Wochen vor dem Termin: 15 %,
• 4 Wochen bis mehr als 7 Kalendertage vor dem Termin: 30 %,
• 7 Kalendertage bis mehr als 48 Stunden vor dem Termin: 60 %,
• 48 Stunden oder weniger vor dem Termin: 90 %.

Verschiebt der Auftraggeber den Termin und wird innerhalb von 14 Tagen ein Ersatztermin in Textform vereinbart, der innerhalb von drei Monaten liegt, beträgt die Pauschale die Hälfte des vorstehenden Satzes. Dies gilt einmalig je Termin; bei jeder weiteren Verschiebung desselben Termins gelten die Sätze in voller Höhe.

Die Ausfallpauschale ist eine Schadenspauschale und betrifft ausschließlich den ausgefallenen Leistungsteil. Bereits erbrachte oder fest disponierte Leistungen bleiben nach Ziffer 3 unabhängig davon vergütungspflichtig. Bereits angefallene, nachweisbare Fremd- und Stornokosten Dritter sind zusätzlich zu erstatten, soweit sie nicht bereits in dem der Pauschale zugrunde liegenden Honorar enthalten sind. Derselbe Aufwand wird nicht doppelt berechnet.

Bereits geleistete Zahlungen werden angerechnet; ein übersteigender Betrag wird erstattet, ein Differenzbetrag ist nachzuzahlen. Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis vorbehalten, dass ein Schaden nicht entstanden oder wesentlich niedriger ist als die Pauschale.

Ziffer 5 bleibt unberührt; in den dort geregelten Fällen fallen keine Ausfallpauschalen nach dieser Ziffer an.

9. Nutzungsrechte, Rohmaterial und Eigentumsvorbehalt

Mit vollständiger Zahlung der Vergütung erhält der Auftraggeber die im Angebot vereinbarten Nutzungsrechte am abgenommenen Endprodukt. Sofern nichts anderes vereinbart ist, wird ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht für die eigene Unternehmenskommunikation (Website, Social Media, Präsentationen, Messen, Werbung) eingeräumt; ausschließliche Nutzungsrechte nur gegen gesonderte Vergütung. Bis zur vollständigen Zahlung bleiben gelieferte Datenträger Eigentum des Dienstleisters.

Eine Übertragung der Nutzungsrechte auf Dritte (Sublizenz) bedarf der vorherigen Zustimmung des Dienstleisters in Textform. Das Endprodukt darf der Auftraggeber ohne gesonderte Zustimmung bearbeiten, soweit dies seiner eigenen Auswertung dient – etwa Kürzungen und Ausschnitte für Social Media, Formatanpassungen, Untertitelung sowie der Austausch von Kontaktangaben und Logos. Bearbeitungen, die den Charakter des Werkes verändern, insbesondere Neuvertonung, Neuschnitt oder die Verwendung in einem inhaltlich anderen Zusammenhang, stimmt er vorher mit dem Dienstleister ab; dieser kann dann verlangen, dass das Werk nicht mehr als seine Arbeit bezeichnet wird.

Rohmaterial und Projektdateien sind nicht Bestandteil der Lieferung und verbleiben beim Dienstleister; ihre Herausgabe kann gegen gesonderte Vergütung vereinbart werden. Sie werden ab Abnahme 12 Monate aufbewahrt und können danach gelöscht werden; nach Ablauf dieser Frist besteht kein Anspruch auf Herausgabe oder Wiederherstellung. Eine längere Aufbewahrung ist gegen gesonderte Vergütung möglich. Für die Sicherung der gelieferten Endfassung ist der Auftraggeber selbst verantwortlich.

Nutzungsrechte an eingebundenen Fremdleistungen (z. B. lizenzierte Musik, Stockmaterial, Sprecher- und Darstellerleistungen) räumt der Dienstleister nur in dem Umfang ein, in dem er selbst darüber verfügt; Umfang, Dauer, Gebiet und zulässige Nutzungsarten richten sich insoweit nach den jeweiligen Lizenz- und Darstellervereinbarungen. Auf maßgebliche Beschränkungen weist der Dienstleister im Angebot oder bei Lieferung hin; weitergehende Nutzungen — insbesondere bezahlte Werbung, TV- und Kinoauswertung — bedürfen einer gesonderten Lizenzierung. Rechte und Abgaben von Verwertungsgesellschaften (insbesondere GEMA und GVL), die durch die Nutzung des Endprodukts entstehen, meldet und trägt der Auftraggeber selbst, soweit der Dienstleister sie nicht ausdrücklich im Angebot übernommen hat.

Der Dienstleister ist berechtigt, das Werk nach dessen Veröffentlichung durch den Auftraggeber zu eigenen Werbezwecken zu präsentieren (z. B. im Portfolio, auf Social-Media-Kanälen, im Showreel und in Wettbewerbsbeiträgen) und den Auftraggeber als Referenz zu nennen, sofern dieser nicht in Textform widerspricht; der Widerspruch kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft erklärt werden.

10. Haftung

Der Dienstleister haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet er nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

Für die sachliche und rechtliche Richtigkeit der vom Auftraggeber vorgegebenen Inhalte (z. B. Werbeaussagen, Produktversprechen, Marken, bereitgestellte Materialien) ist der Auftraggeber verantwortlich; er stellt den Dienstleister von Ansprüchen Dritter frei, die auf solchen Vorgaben beruhen. Umgekehrt stellt der Dienstleister den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer von ihm zu vertretenden Rechtsverletzung bei der Herstellung des Werkes beruhen, insbesondere hinsichtlich der von ihm gestellten Mitwirkenden und des von ihm eingebrachten Materials; dies gilt nicht für Nutzungen, die über den nach Ziffer 9 eingeräumten Umfang hinausgehen. Die Parteien unterrichten sich unverzüglich, wenn Dritte Ansprüche geltend machen, und stimmen die Verteidigung ab.

Überlässt der Auftraggeber Gegenstände für die Produktion (z. B. Produkte, Prototypen, Requisiten), haftet der Dienstleister für Beschädigung oder Verlust nach Absatz 1. Bei Gegenständen von außergewöhnlichem Wert weist der Auftraggeber vor der Übergabe auf den Wert hin, damit eine gesonderte Versicherung vereinbart werden kann; unterbleibt der Hinweis, ist die Haftung auf den Wert begrenzt, mit dem der Dienstleister vernünftigerweise rechnen musste.

Der Dienstleister sichert die Projektdaten regelmäßig und mit branchenüblicher Sorgfalt. Kommt es dennoch zu einem Verlust von Rohmaterial oder Projektdateien, wiederholt er die betroffene Aufnahme auf eigene Kosten, soweit dies mit zumutbarem Aufwand möglich ist; andernfalls entfällt die Vergütung für den betroffenen Leistungsteil ersatzlos. Für darüberhinausgehende Schäden haftet er nur nach Absatz 1.

11. Vertraulichkeit und Datenschutz

Beide Parteien behandeln alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt die Datenschutzerklärung des Dienstleisters. Soweit der Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der betreffenden Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis ist Wiesbaden, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Vertragssprache ist Deutsch. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.